安徽省生活無著的流浪乞討人員救助檔案管理辦法

第一章  總則

第一條  為規(guī)范生活無著的流浪、乞討人員（以下簡稱流浪乞討人員）救助檔案管理，保障受助人員和救助管理機構(gòu)的合法權(quán)益，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》《城市生活無著的流浪乞討人員救助管理辦法》《社會救助暫行辦法》《安徽省檔案條例》《安徽省生活無著的流浪乞討人員救助辦法》等規(guī)定，參照《民政部 國家檔案局關(guān)于印發(fā)<生活無著的流浪乞討人員救助檔案管理辦法>的通知》（民發(fā)〔2014〕228號），制定本辦法。

第二條  本辦法所稱救助檔案是指救助管理機構(gòu)在對流浪乞討求助人員進(jìn)行甄別和實施救助服務(wù)過程中形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像、電子文件等不同形式和載體的歷史記錄。

第三條  民政部門對救助檔案工作實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級管理。檔案主管部門對救助檔案工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督。

第四條  救助管理機構(gòu)應(yīng)當(dāng)建立并完善救助檔案管理制度，對救助檔案實行集中統(tǒng)一管理，指定專人負(fù)責(zé)救助檔案工作，確保救助檔案完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全和有效利用，并逐步實現(xiàn)救助檔案工作信息化和規(guī)范化。

第二章  歸檔范圍

第五條  救助管理工作中形成的下列材料應(yīng)當(dāng)歸檔：

（一）《求助登記表》；

（二）《不予救助通知書》；

（三）《自行離站聲明書》；

（四）《在站服務(wù)及離站登記表》；

（五）《終止救助通知書》；

（六）其他應(yīng)當(dāng)歸檔的文件材料。

第六條  救助管理機構(gòu)應(yīng)當(dāng)留存求助人員指紋和電子照片，并將其身份信息、安全檢查、證件材料、檢視問詢等情況及時錄入信息系統(tǒng)，生成《求助登記表》。

對來站的求助人員，以下材料應(yīng)當(dāng)作為《求助登記表》附件予以歸檔：

（一）自行來站的求助人員身份證件復(fù)印材料，無法出示身份證件的留存其姓名、身份證件號、戶籍地等基本信息。

（二）公安機關(guān)護(hù)送來站的求助人員、受監(jiān)護(hù)侵害的未成年人等，應(yīng)留存《公安機關(guān)護(hù)送流浪乞討人員交接表》、案件偵辦查處情況說明等。

（三）城市管理執(zhí)法和其他有關(guān)行政機關(guān)、救助管理機構(gòu)或人員護(hù)送來站的求助人員，應(yīng)留存相關(guān)文字記錄。

第七條  受助人員在站期間和離站過程中形成的下列材料，應(yīng)當(dāng)作為《在站服務(wù)及離站登記表》附件予以歸檔：

（一）尋親服務(wù)材料

1.不能提供個人信息、無法查明身份的受助人員，救助管理機構(gòu)應(yīng)留存通過全國救助管理信息系統(tǒng)、全國救助尋親網(wǎng)發(fā)布的尋親公告；如有通過廣播、電視、報紙等形式發(fā)布的尋親公告也應(yīng)一并歸檔。

2.無法查明身份且經(jīng)快速尋親無果的受助人員，救助管理機構(gòu)應(yīng)留存報請公安機關(guān)采集指紋、人像、DNA等生物數(shù)據(jù)信息材料及公安機關(guān)比對結(jié)果反饋材料；公安機關(guān)未以書面或電子函件形式反饋比對結(jié)果的，應(yīng)形成書面記錄一并歸檔。

3.對經(jīng)上述查詢?nèi)詿o法查明身份信息的受助人員，救助管理機構(gòu)應(yīng)當(dāng)留存對其持續(xù)開展尋親服務(wù)的相關(guān)工作資料。

（二）未成年人教育、評估、矯治等材料

1.對受助未成年人開展心理咨詢、需求評估、行為矯治等活動的，應(yīng)留存相關(guān)工作記錄。

2.公安機關(guān)護(hù)送來站的受監(jiān)護(hù)侵害未成年人，救助管理機構(gòu)辦理交接手續(xù)后，應(yīng)留存《受監(jiān)護(hù)侵害未成年人臨時救助登記表》及案件偵辦查處情況說明等材料。

3.救助管理機構(gòu)將臨時監(jiān)護(hù)的受監(jiān)護(hù)侵害未成年人送交親友臨時照料的，辦理交接手續(xù)后，應(yīng)留存相關(guān)工作記錄。

4.開展受監(jiān)護(hù)侵害未成年人保護(hù)工作形成的材料：

（1）未成年人保護(hù)社工提交的《受監(jiān)護(hù)侵害未成年人社會背景調(diào)查評估報告》。

（2）根據(jù)調(diào)查評估報告決定進(jìn)行會商的，應(yīng)留存《受監(jiān)護(hù)侵害未成年人案情會商紀(jì)要》、會商錄音、錄像等材料。

（3）由未成年人救助保護(hù)機構(gòu)提起撤銷監(jiān)護(hù)人資格訴訟的，應(yīng)留存相關(guān)證據(jù)材料。

（4）對受監(jiān)護(hù)侵害未成年人開展回歸家庭后的監(jiān)護(hù)干預(yù)服務(wù)的，應(yīng)留存《受監(jiān)護(hù)侵害未成年人離站交接表》等材料。

（5）對監(jiān)護(hù)人被撤銷監(jiān)護(hù)資格后開展監(jiān)護(hù)干預(yù)服務(wù)的，應(yīng)留存撤銷或恢復(fù)監(jiān)護(hù)資格等相關(guān)材料。

（6）為受監(jiān)護(hù)侵害未成年人申請人身安全保護(hù)裁定的，應(yīng)留存《受監(jiān)護(hù)侵害未成年人人身安全保護(hù)裁定申請書》等材料。

（三）醫(yī)療服務(wù)材料

1.受助人員在站期間測溫測壓、服藥情況和身體狀況等相關(guān)記錄，為受助人員提供在站醫(yī)療服務(wù)的，相關(guān)材料也應(yīng)一并歸檔。

2.為受助人員提供站外醫(yī)療救治的，應(yīng)留存住院救治或者門診治療中形成的交接手續(xù)、入院登記表、離院登記表、出院證明等醫(yī)療服務(wù)材料以及表達(dá)受助人員治療意愿的材料；因搶救生命垂?；颊叩染o急情況，不能取得患者或其近親屬意見的，醫(yī)療機構(gòu)負(fù)責(zé)人或授權(quán)的負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)實施的醫(yī)療措施等材料也應(yīng)一并留存。

（四）離站服務(wù)材料

1.為自行離站受助人員提供的乘車憑證復(fù)印件和小額交通費現(xiàn)金簽收字據(jù)等材料。

2.受助人員未辦理離站手續(xù)、擅自離開救助管理機構(gòu)或醫(yī)療機構(gòu)的，應(yīng)留存視為主動放棄救助的相關(guān)文字記錄及視頻監(jiān)控等材料。

3.針對符合條件接領(lǐng)離站的受助人員，應(yīng)留存接領(lǐng)人與被接領(lǐng)人合影，親屬接領(lǐng)人身份證件復(fù)印件，單位、村（居）民委員會接領(lǐng)人證明材料及單位、村（居）民委員會接領(lǐng)工作人員身份證件復(fù)印件。

4.被司法帶離的受助人員，應(yīng)留存司法機關(guān)出具的證明材料以及工作人員身份證件或執(zhí)法證件復(fù)印件等材料。

（五）站外寄養(yǎng)、托養(yǎng)材料

為受助人員提供家庭寄養(yǎng)、類家庭養(yǎng)育、機構(gòu)托養(yǎng)服務(wù)的，應(yīng)留存協(xié)議書等相關(guān)材料。

（六）落戶安置材料

為經(jīng)過3個月仍無法查明身份的受助人員辦理落戶安置的，應(yīng)留存相關(guān)證明材料，包括但不限于救助管理機構(gòu)提出的安置申請、民政部門制定的落戶安置方案、同級人民政府的落戶安置批復(fù)（當(dāng)?shù)卣碛幸?guī)定的其他證明材料）。

（七）死亡證明材料

針對受助人員死亡的，應(yīng)留存醫(yī)療機構(gòu)出具的死亡證明書、公安機關(guān)出具的死亡原因鑒定書、死亡公告材料以及親屬意見（親屬不能前來或拒絕前來的，應(yīng)當(dāng)取得其同意火化的書面證明材料或電話錄音、視頻錄像等相關(guān)資料；無法查明死亡受助人員身份或無法聯(lián)系到其親屬的，救助管理機構(gòu)還應(yīng)留存在市級以上報刊公告期為30天的刊登公告）、火化證明、骨灰寄存等材料。

（八）依法為受助人員申請的人身安全保護(hù)令等其他應(yīng)當(dāng)歸檔的文件材料。

第八條  救助管理機構(gòu)街頭救助形成的照片、錄音、錄像材料，救助熱線電話錄音、監(jiān)控錄像材料和救助管理信息系統(tǒng)形成的電子文件應(yīng)當(dāng)按照有關(guān)規(guī)定整理歸檔。對經(jīng)勸導(dǎo)仍拒絕接受救助的，應(yīng)形成書面記錄一并歸檔。

第三章  歸檔要求、整理方法

第九條  屬于歸檔范圍的救助文件材料應(yīng)當(dāng)在救助工作完畢后30個工作日內(nèi)歸檔。

歸檔的文件材料應(yīng)當(dāng)真實完整、圖文清晰。

電子數(shù)據(jù)、錄音帶、錄像帶、磁盤、照片等特殊載體材料，應(yīng)當(dāng)與紙質(zhì)文件材料一并歸檔，確保可讀可用。

歸檔章、檔案盒封面、盒脊、備考表等項目，使用藍(lán)黑墨水或者碳素墨水鋼筆填寫；救助檔案目錄應(yīng)當(dāng)打印；備考表和檔案目錄一律使用A4規(guī)格紙張。

第十條  救助檔案按照救助類別——年度——保管期限分類整理。

救助類別分為成年人救助、未成年人救助保護(hù)兩類。

年度是指救助完畢的時間所屬年度。

保管期限是指根據(jù)救助檔案的使用價值所確定的保管年限。

第十一條  救助文件材料的整理歸檔應(yīng)當(dāng)遵循下列原則與方法：

（一）救助文件材料按照年度歸檔。

（二）一個求（受）助人員的材料組成一件。成年人攜帶未成年人求助的，分別組件歸類，并在各自《救助檔案目錄》“備注欄”中注明相關(guān)情況和檔案號。

（三）根據(jù)求（受）助人員的個體差異，確定每件歸檔文件材料的具體范圍，并按照文件材料形成的時間順序排列。

（四）以有利于檔案保管和利用的方法對件進(jìn)行固定。

（五）按照本辦法第十條的規(guī)定對救助檔案進(jìn)行分類，在最低一級類目內(nèi)依據(jù)救助完畢的時間順序排列，并從“1”開始編制室編件號。

（六）在件內(nèi)文件首頁上端的空白處加蓋歸檔章（式樣附后），并填寫有關(guān)內(nèi)容。歸檔章設(shè)置全宗號、類別、年度、保管期限、件號和頁數(shù)等項目。

（七）按照件號的順序?qū)⒕戎鷻n案裝入檔案盒，并填寫檔案盒封面、盒脊和備考表（式樣附后）的項目。

（八）按照類別分別編制救助檔案目錄（式樣附后）。

（九）救助檔案目錄區(qū)分年度和保管期限，加封面后裝訂成冊，一式三份，并編制目錄號（式樣附后）。

第十二條  照片、音像材料分別按照《照片檔案管理規(guī)范》（GB/T11821-2002）和《磁性載體檔案管理與保護(hù)規(guī)范》（DA/T15-1995）的要求整理；救助管理工作中形成的電子文件按照《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》（GB/T18894-2016）和《電子文件歸檔光盤技術(shù)要求和應(yīng)用規(guī)范》（DA/T38-2008）的要求整理。

第四章  保管、統(tǒng)計和利用

第十三條  救助檔案由救助管理機構(gòu)設(shè)專門庫房保管。檔案庫房應(yīng)當(dāng)堅固，并有防火、防盜、防紫外線、防有害生物、防水、防潮、防塵、防高溫、防污染等設(shè)施。

第十四條  檔案管理人員應(yīng)當(dāng)按照年度及時對救助檔案的接收、保管、利用和鑒定、銷毀等情況進(jìn)行統(tǒng)計。

第十五條  救助檔案保管單位應(yīng)當(dāng)建立檔案利用制度，明確辦理程序，確保救助檔案安全有效地利用。

救助檔案的利用應(yīng)當(dāng)遵守下列規(guī)定，并辦理登記手續(xù)：

（一）救助管理機構(gòu)及其上級業(yè)務(wù)主管部門可以利用救助檔案；

（二）各級人民法院、人民檢察院、公安機關(guān)、國家安全機關(guān)、紀(jì)檢監(jiān)察機關(guān)、審計機關(guān)因公務(wù)需要，憑單位介紹信可以利用救助檔案； 

（三）救助對象及其親屬經(jīng)救助檔案保管單位主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，辦理相關(guān)手續(xù)后，憑身份證件可以利用與救助對象相關(guān)的救助檔案；

（四）律師憑律師執(zhí)業(yè)證書和律師事務(wù)所證明，持受理案件法院出具的證明材料，可以利用與承辦法律事務(wù)有關(guān)的救助檔案；

（五）其他單位、組織和個人要求查閱救助檔案的，救助檔案保管單位在確認(rèn)其利用目的合理的情況下可以同意。

第十六條  利用救助檔案的單位、組織和個人，不得損害救助對象的合法權(quán)益，未經(jīng)救助對象及其親屬的同意，不得公開救助檔案的內(nèi)容。

救助檔案僅限于當(dāng)場查閱、摘抄和復(fù)印，利用過程中注意保密，嚴(yán)禁對救助檔案進(jìn)行涂改、抽換、圈劃、批注或者造成污染、損毀。

救助檔案保管單位應(yīng)當(dāng)對歸還的救助檔案進(jìn)行清點核對，對檔案摘抄件或者復(fù)印件加蓋標(biāo)有“救助檔案摘抄件”或者“救助檔案復(fù)印件”的印章。

第十七條  救助檔案保管單位應(yīng)當(dāng)編制救助檔案目錄、人名索引等檢索工具，提高利用工作效率。

第五章  保管期限、鑒定、銷毀和移交

第十八條  救助檔案的保管期限一般為10年。受助人員為未成年人、精神智力殘疾人員、長期安置人員的，救助檔案保管期限為30年；受助人員在救助期間死亡的，救助檔案保管期限為永久。保管期限從救助完畢或者決定不予救助后的次年1月1日起開始計算。

照片、音像檔案的保管期限與相應(yīng)的紙質(zhì)救助檔案的保管期限相同。救助管理信息系統(tǒng)形成的電子檔案保管期限為30年。

第十九條  救助管理機構(gòu)救助熱線錄音電話、監(jiān)控錄像等工作資料保管期限不少于3個月，街頭救助形成的照片、錄音、錄像等工作資料保管期限不少于6個月。以上資料存在爭議的，應(yīng)當(dāng)保管2年以上，特殊、重要資料以實物方式交存檔案室。

第二十條  救助檔案保管單位應(yīng)當(dāng)成立鑒定小組，對保管期滿的救助檔案進(jìn)行價值鑒定。對有繼續(xù)保存價值的，可以延長其保管期限直至永久。無保存價值的，提出銷毀意見，并建立銷毀清冊。

第二十一條  銷毀救助檔案應(yīng)當(dāng)經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并派兩個以上人員監(jiān)銷。監(jiān)銷人員應(yīng)當(dāng)對照銷毀清冊清點核對所要銷毀的救助檔案，并在銷毀清冊上簽字。銷毀清冊永久保存。

第二十二條  救助檔案在救助管理機構(gòu)保存一定時間后，應(yīng)當(dāng)按照國家有關(guān)規(guī)定向同級綜合檔案館移交。

第六章  附則

第二十三條  救助管理機構(gòu)按規(guī)定對不具有本地戶籍且不持有當(dāng)?shù)鼐幼∽C的流動人口實施臨時救助的，檔案工作參照本辦法執(zhí)行。

第二十四條  沒有設(shè)立救助管理機構(gòu)的民政部門應(yīng)當(dāng)參照本辦法做好流浪乞討人員救助檔案管理工作。

第二十五條  各地民政局和檔案局可以結(jié)合本地實際情況，共同制定本辦法實施細(xì)則。

第二十六條  本辦法自2023年3月1日起施行。